我国历代公文体制名称用途简介
为了让大家较系统地了解我国历史上公牍的种类、用途及其演变情况，现以近人徐望之《公牍通论》中所列九十余种从三代到清末民初的公文体制为基础，参照明代吴讷《文章辩体序说》和徐师曾《文体明辩序说》中有关同一体裁的介绍，并征引近人许同莘《公牍学史》一书中的有关论述以及《辞源》和其他史籍中的资料，相互补充，撮为此篇，共介绍古代公文一百余种。其中可能有疏漏讹误或注释不解切之处，尚祈不吝指正。
春秋战国以前的公文体制典常。是记述的古代帝王法文书，如《尚书》中的《尧典》、《舜典》。
臣下为君主就国家大事进行策划谋议的文件。如《尚书》中的《大禹谟》、《皋陶谟》。
是国君教导臣下的文辞。始见于《尚书·盘庚》：“予告汝训汝”。孔安国《尚书序》解释曰：“教导之文曰训”。有时以下戒上也可用训，如伊尹对太甲所云，也称《伊训》。
教告众民，昭告诸候，禁戒、受命之辞。如《尚书》有《汤浩》、《大诰》、《酒诰》，汉唐时代还偶尔使用，宋代则用为授予官职的文书。 宣誓文辞，如出师告祭天地，登坛誓师和征讨敌人的檄文。《尚书》有《甘誓》、《汤誓》、《牧誓》。 是命官之辞，大曰命，小曰令。王言同称命，有的用以命官，如《尚书》中的《说命》；有的用以封爵，如《尚书》中的《微子之命》、《蔡仲之命》；有的用以饬职，如《尚书·毕命》；有的用以赏赐，如《尚书·文候之命》。秦并天下，改命为制。 小于命，始见于《尚书·同命》：“发号施令”。上古只有帝王对臣下的言词称为令，秦代以后王太子诸候王对下属都称为令。 始见于《尚书·尧典》“敬敷五教”，韦昭《国语》注：“五教，谓父义、母慈、兄友、弟恭、子孝”。秦制，王候所下达的文书称为教，大臣也可以使用，汉代薛宣以条教著称，《汉书》曾录存其《下贼曹橼教》是一篇体贴下属的教令。隋代公候封郡县者，亦用教。 用木板写的文书。《仪礼·聘礼》篇：“不及百名书于言”。如果写在竹简上，就称为方策。《中庸》：“文武之政，布在方策”。又作方册。周代以后不用。 竹片做的文书，孔颖达说：“简之所容，一行字耳。”一行可尽者书之于简，数行可尽者之于方，方所不容者，书之于册。古代又以“简书”为军事上紧急求救的文书。 券据，这是公文中最早的一种，从象形文字“丰”开始，一根竹片上刻了许多道，用以记事立信。周代用作讼狱的判词，后来发展为两件文书用同一内容分刻期旁，合起来方完善。这是后世契据的前身。周代券据又有名傅别的，意谓傅（附）着约束于文书，分别为两。 《说文》刀部，释为“分”。意指一札判分为二。据《周礼·秋官朝士》：“凡有责者，有判书以治则听”。郑注：“判半分而合者，故书判为辨”。根据以上解释，则“判”为一种古代有证明书、介绍信的作用，与唐宋时代的书判名同而用途实异。 征信的文书，《周礼·地官》：“门关用符节”。一般是用竹子做的，故从“竹”部，汉朝有“竹使符”、“铜虎符”。古代“合符以发征”，同时也必须验看附送的文书，作为事实的说明。所以《释名》说：“符，付也，书所致敕命于上，付使传引之也。”到了魏晋时代，就直接把所附的文书称为符了。唐朝作为下行文书的一种，尚书省下于州，州下于县，县下于乡，都用符。宋以后废除。 帝五诏敕的别名。古代长途递送的文书易于破损，所以书于竹简木牍，两片合一，缚以绳，在绳结上用泥封固，铃以玺，所以称为玺书。《左传》襄人二十九年：“公还，及方城。季武子取卞，使公冶问，玺书追而与之。”秦始皇以玺书赐太子抚苏，吴讷《文章辨体序说》中说，汉初有三玺，天子用玉玺以封，故曰玺书。文帝元年，尝赐南越尉赵陀玺书。徐师曾《文体明辨序说》：其为用，或以告谕，或以答报，或以奖劳，或以责让，而其体则以委曲恳到、能尽褒警饬之意为工。“后世即以为诏书之别名。唐时还间或有玺书的名称，五代以后绝不复见。 战国以前臣下奏谏陈词，都用上书的名称。古代“言笔未分”之时，不分君臣，互相来往都用书，秦虽改书为奏，但因为离古代还不太远，所以仍然有人用书。唐代偶尔用“书”作为外交文书的一种。唐代以后就很少使用。 军事文书。最早出现在史籍的是《史记》载张仪为檄告楚相。这种文书文辞讲究夸饰，《文心雕龙》说：“檄者，徼也。宣露于外，檄然明白也。……摇奸宄之胆，订信慎之心，使百尺之冲，摧折于咫书，万雉之城，颠坠于一檄者也。”又，汉高祖“以羽檄征天下兵”，把羽毛插在檄文上，表示十万火急，又称“羽书”。以汉代，檄文有六种用处：（一）讨敌，如陈琳作讨曹操的檄文；（二）威敌，向外邦显示本朝威德；（三）征召，征发调遣臣民；（四）晓谕，以人民所重要告示事项；（五）辟吏，拔擢委任下属；（六）檄迎，迎接莅临的上司官员。 春秋时的官吏通书函往来，称为遗书。如《左传》成公七年，巫臣自晋遗楚子重子反书。又称为贻书，后转作移书，如没刘歆移书让太常博士。魏晋以后称为移，唐用于诸司自相质问，名称不一，故总名公移以概括。清朝用于武营往来和州县相交涉公事。
秦代开始的公文体制古代王言为命，秦始皇改命为制。汉代制度：帝命有四，其二日制书。唐朝用于赏罚、大除授、改革旧政、宽赦降虏。宋朝专用于拜三公三省等职和罢免大臣。撰制的官员称为掌制。及元、明、清都有此公文形式。
昭、告的意思。台皇将古代的令改为诏，凡不属于“制度之命”者，都以诏下达，为人主专用的文书。汉初帝命有四，其三日诏，唐朝避武后讳，改称为制，但唐朝中时还有称诏的。大凡新君即位，都诏告四方，称为即位诏，皇帝去世有遗诏。
七国以前，皆称“上书”。秦始皇改书为奏，成为人臣上书于君主的一种专用文书。由秦汉一直到清朝都沿用这个体裁，它的内容大体上有陈述政事，呈献典章仪式，反映紧急事变，弹劾罪愆谬行等。
《尚书》说：“议事以制政乃不迷。”决定处理事情的适宜方案称为议，议者宜也。最早见于文献的是李斯《上秦皇罢封建议》。到了汉代开始称为驳议。国有大事，必召集群臣进行廷议，如桓宽编著的《盐铁论》记录了汉昭帝召集贤良、文学六十多人为盐铁官营问题展开国策大辩论，即属此类。
汉代开始应用的公文体制汉朝命令中的一种。《汉书》载汉初帝命有四，首日策书。注：“策者，偏简也。......以命诸侯王公；右三公以罪免，亦赐策。”它的用是由君主自上而下颁布教令，以驱策臣下，当时只用木简写，所以称为策，又与册通。《周礼》：“凡命诸侯及公卿大夫，则策命之。”魏以后称册，隋代用于封拜、哀讳及赠谥；唐代王言有六三日册，立皇后、太子、封诸王，都用册；明、清亦多用于类似的册封，只是册用的玉金银铜的等级不同。
含有饬、戒的意思。使臣下自觉警饬，在政事上不敢怠惰。顾炎武《金石文字记》：“敕者，自上命下之辞。”汉制，天子命令有四，其四日戒书，就戒敕。汉朝新太守上任，皇帝都敕书或相戒约，也用于谕诰外藩及京外官员。汉朝官长对下属，祖、父对子孙也都可以用敕，如《韦贤敕弘自免太常》、《丙吉教敕乳母》、《王尊教敕功曹》等，后汉改为“敕：。南北朝以后，只限于朝廷使用。唐以后奖谕封赠也用敕，和原议不合了。
最早见于汉初，功臣受封，由朝廷颁赐丹书铁券。誓词中把对他们及其子孙后代的信任，比作泰山、黄河一般的永恒。特别是唐代，藩镇割据，骄横跋扈，朝廷怕他们反叛，都赐以铁券，文里言明，虽有重罪，皆可赦免，以笼络他们，铁券的形状如同覆瓦，字用金屑填写。唐以后废除。
汉代的“传信之符，”即今天的护照，名为棨。用缯帛或刻木制作，分成两半，在骑缝处书写，各持一半，出入关时验看，合得对才准许放行。后来发展为两联单，其一为存根，直到清朝职官就职到任，部中发给执照，亦称文凭，实际上也是护照之类。 汉代定礼仪有四品，其一日章，有时也称上章，是用于谢恩的文书。到后汉时，间或用于论事进谏或庆贺。魏晋迄隋唐一直沿用，到唐代以后才废除。 与章性质相同。汉代开始用于陈情。东汉以后，凡属于论谏、劝请、陈乞、待罪、进献、推荐、庆贺、慰安、辞（官）解（官）、陈谢（谢官、谢赐）讼理、弹劾等事由，唐宋迄清代，只用于陈谢、庆贺、进献。此外还有军事失败后的降表、大臣薨逝前的遗表。 汉代的章奏都不封口。只有奏陈秘密事项，防止泄漏，才用黑色口袋，贴上双重封条呈进，称为封事。唐代仍用于秘密的进谏。杜甫诗：“明朝有封事，数问夜如何”，遇有进呈密事，连觉也睡不着了。这种封事体裁，元明以后就少见了。后世的密奏、密呈，都是封事的一类。 下情上达叫做疏上，疏是疏通的意思。也是自汉朝始创的文体，实际上即是奏的一类。唐宋到清代都有这一文体。后世又以奏疏为群臣论谏的总名。但私人书信中也有用疏的名称的，如陶渊明《与子俨等疏》。 陈述的意思，分条列举事实上言于皇帝，又称奏状。始创于汉，一直沿用到宋代。唐代近臣上书言事用表，也有时用状，两者的区别是表讲究文采，状比较质俗。宋代用奏状，元代各部对尚书省、明代县上府州等皆用申状。明代县上府州等皆用申状。明代应天府、太常寺、翰林院等上各部的文书又称呈状。 汉制，下官言事于上级用奏记，如《后汉书》陶谦上奏记于朱隽。这是汉魏时代的一种公文，也称为贱。 告明其事，汉代所用。也属于奏记一类。 有四种作用：一、汉代皇帝制书用玺封，但赦令赎令均露布下州郡，《文心雕龙》所谓“露版以宣众，不可使义隐”；二、公代臣民上书于君主，不缄封的都称为露布，是别于封缄而言的；三、汉末也把军中檄文称为露布；四、北魏迄唐代，用兵获胜向上奏捷的文书也称为露布。 《说文》称为札。汉代始创，又名签，六朝时有之。唐代下达上的文书有六种，其第六种称为牒。有品秩的公文均用牒。明代诸司之间公牍。清代佐贰官及学官行府、州、县皆用牒。近代外交公牍中还保留了牒的名称，如通牒即照会。另有最后通牒（哀的美敦书）。 (本段内贱的原字为牒的左半字与贱的右半字组合,因电脑打字打不出原字,权用贱字代替,下同)亦作笺、贱表。如东汉时，上书皇后、太子、诸王多用贱记。又称奏笺，用于郡将（如黄香奏笺于江夏）。魏晋以后只称贱。偶尔亦有以上行下用贱的。明清两朝，只用于上书庆贺皇后、太子。 呈诉的文书。自汉以来皆有之。唐及五代或称折状，其格式格式与奏状相同。宋以后只称状，入民国后，状的种类有奖状、委任状，并成为法院专用文书的一种。 讼狱供招的文书称为辞，自具口供则称为自列。司马迁《报任安书》：“拳拳之忠，不能自列。”但唐代《百官志》列为六种上达文书之一（表、状、贱、启、辞、牒），即不管是否为诉讼文书，都可称为辞。 今人称章程,有规章制度的意义。汉人则专指工程格式而言。
魏晋时代开始应用的公文体制授官的文书。《世说新语．栖逸》：“既有高名，王丞相（导）欲招礼，故辟为府掾。得贱命......。” 赦释为舍。史书上经常提到赦书的话，但流传下来的赦文最古的只有魏文帝《赦辽东吏民文》。凡赦大都由于其情节可怜悯，或者事实之可疑，或者因为合于所谓三赦三宥八议之列，所以赦免。后世有大赦之法，为文昭告四方，赦文的体制就产生了。也有人称之为“德音”。但唐代戒励风俗的帝王诏书也称为德音，所以德音与赦文实为两事。唐宋以后凡有赦免，都要行文。民国用赦令。 晋人以启为上言于元首的文书名称，如山涛《举崔谅等可补吏部郎启》荐举“非但正已，当肥正人”贤才，即有名的《山公启事》。宋齐梁陈都沿用这一体裁。明代臣下言事于太子、诸王称为启本，程式与奏本同。
六朝时代开始应用的公文体制国家遇有重大庆典，臣子献文颂贺，使用这种文体，多半是四六骈文，始见于六朝，唐宋以后仍然沿用。 人民讼狱陈列之辞，一般都比较俚俗，刘勰所谓“列者，陈也。陈列事情，昭然可见也。辞者，舌端之文，通于己人。” 见《文心雕龙》：“议政未定，故短牒治谋，牒之尤密，谓之签。签者，纤密也。”（《文心雕龙．书记》）大概相当于奏记的一种。 讼辞。《魏书．源贺传附源子恭奏日：‘徐州表投化人许团并其弟周等，究其牒状，周列云己萧衍黄门侍郎.....。’案牒推理实有所疑。”南朝称为牒诉。见孔稚圭《北山移文》。 委任官职的文凭。《北齐书．傅伏传》：“周克并州表投化人许团并其弟周等遣韦孝宽与其子世宽来招伏，......即给告身，是沿南北朝的遗制。后又称告词，是浩的别名。皆给以符，称为告身，是沿南北朝的遗制又称告词，是诰的别名。唐时以后，官爵冗滥，有空白告身，随时可填人名（《资治通鉴》二一七唐至德元年载）。明王世贞《委宛余编》：”唐时将相告身用金花五色绫纸，至宋则用织成花绫，以品次有差。：又：“至国朝，考最始给予一品至五品皆诰，六品以下敕，花殊异。”
隋唐时代开始应用的公文体制唐朝制度，废除或设置州县，增减官吏，发兵。授予、免除六品以上官职，皆用发敕。 旨，意也。唐代百官奏请朝廷施行的政务，竽帝批答用敕旨。后来又称旨。自唐迄清，历代都用此名称。 唐制，皇帝行文臣僚，凡慰谕公卿，诫约朝臣者称敕书。 始于隋唐之际，除授百官，由门下省政事堂草拟文书经中书舍人进奏画敕字，然后政事堂出牒公布于外，所以又称敕牒。宋元沿用此体。又据《资治通鉴》二一Ｏ唐景云元年：唐制，封授三品以上官称册授；五品以上称制授；六品以下称敕授。 唐宋两代，在诏敕之外，还有德音一体，用于颁降恩惠，如同后世所称的恩诏，旨在戒励风俗。 从唐代开始，公牍才有批。唐以前只用于私人书信，保王羲之《敬伦帖》末尾书“羲之批”。唐代君主对大臣疏奏的答复称为批，又称为批答。但自从唐太宗答刘泊之后，皆由词臣代为执笔。唐玄宗曾设置翰林待诏。掌四方批答。唐朝有给事中的官职，他的责任是对诏敕不便于下达的，涂窜而奏还，称为“涂归”。下级对于上官的符牒，不便实行的也可以批了意见退还原件，但须是敢言的循吏。后来官府对下级机关的禀启，也用批或批示答复，以迄民国。 唐人集中多判词，文章用骈俪体。唐代贡举有明法科，考身、言、书、判四事。宋江少虞《宋朝事实类苑》卷三十二《典故沿革》：“大率唐人风俗，自朝廷下至郡县，决事皆有词，谓之判。 唐代中书省所下宰相判事文书。 唐人用于奏事、通谒。唐陆贽有《榜子集》。这是大臣入觐皇帝时用以奏事的一种文体。宋人称为札子。唐人亦有将有将布告称为榜子的，见《太平广记》四九一所载李公佐《谢小娥传》：”岁余至浔阳郡，见竹户上有纸榜子，云：‘召佣者’。” 用木牌悬挂揭示的文书，通作榜。唐宋两朝节度使初任命，用敕收出示晓谕管内官吏、军人、僧道、百姓、称为“布政榜”。元以后废。宋代亦用于救茺恤民，如拉熹《劝立社仓榜》；或用于保护文化古迹，如朱熹《洞学榜》。宋代又有“揭示”，用天征赋徭役，后世宣布地方公款收支用“揭示”，韦源于此，清代又有应个人或团体的请求而发的保护权益、维持秩序的布告，称为“给示”，由官署或呈请人公开张贴。
唐代学士院上中书省的公文称为咨报，见宋江少虞《宋朝事料类苑．词翰书籍》：“若百司申中书，皆用状，惟学士院用咨报，产如札子，但当值学士一人押字而已，谓之咨报。此唐学士旧规也。” 唐人以笺启为上行文之一，任记室的文人多擅长此文体，大都是四六骈俪。 本义是由此以达彼为关，唐代诸司之间自相质问所用的公文体裁之一。宋明仍沿用，清代只有正印官（从布政司到知州、知县等各级地方长官）对佐贰（通判、州同、县丞），都司对于府、州、用之。民国后废。 本义为达，见《文心雕龙．书记》：“刺者，达也。”《陔余丛考》说：“古人通名，三用削木书字，汉时谓之谒，汉末谓之刺。：即今之名片。但作为公文的一仃不知始于何时。唐书《百官志》上说，诸司相质的文书。除关文与移文而外，尚有刺文，但程式无考。
宋代开始应用的公文体制自宋代开始，凡是文武官升迁或改任职秩，内外命妇的除授及封叙赠典，均用诰命。明朝制度，三年考绩褒扬美德用诰，洪武间一品至五品皆授以诰命六品以下授敕命，清朝仍沿用此制度。这种诰命、敕命的的文字，是预先撰定的四六文体，有固定格式，按品级填写。 札，木牍。《中庸》“方策”注：”简、札、牒、毕，同物而异名，札木简之薄小者也。”宋代开始成为公文的专用体制，中书省掌宣封命令，如布告、登封、郊祀及发布君主重大号令时用，性质同于诏令。 宋代君主诏令的又一体。用于戒饬、勉励百官，晓谕军民。 答与意义相通，用途稍不同。宋代答子有三种用途：一是群臣百司上殿奏事，有时用答，相当于唐代的榜子。《宋史．范质传》：“先是宰相见天子议大政事，必命坐面议之，......及质等惮帝英睿，每事辄具答子进呈，......由是奏御多，始废坐论之礼。”第二种用途是下官上书于上官，如王十朋与赵安抚《乞降祀上虞帝舜庙答子》。第三种用途是上行下的文体，中书指挥事，凡无皇帝降敕的称答子，和唐代的“堂帖”相类似。诸路帅司指挥所属部下也用答子。 故牒为上司达于下级的文书，自宋迄明清皆有之。故牒二字原用于结尾，意为“特此下牒”，后转化为专用公文名称。 宋朝六部之间互移文用公牒。 宋代始用于学士院，初尚不拘形式，略书数语犹如简帖。日久由简而繁，面为和移、牒同样重要的文件。元明清三代地位相等但不属于同一系统下的同级机关之间的往还，相反，地位相等的敌体机关则用公函而不用咨。 宋代开始使用的一种上行公文。明代应天府及太常寺、钦天监、太医院、翰林院、光禄寺、太仆寺、提刑、按察司上各部用量状。清朝只称呈，经历、知县、县丞、主簿上书于知府用此文体。民国仍沿用。 申，伸义，含有申明冤抑和舒陈曲衷的意思。宋时列为公文体制。是下级对上级的指挥措施有不同意见的申述，称为申状。如朱熹知南康军时，反对安抚转运使使衙转颁尚书省答子关于将南国移治湖口的牒文，写了《申免移军治状》，备陈四项于民有害于官无利的理由。元时各部对于尚书省，明时县对于府州、各州对于府以及按察直隶府州上六部皆用申状，请改称申文，民国废。
元明两代开始应用的公文体制元朝中书省下行文书，明朝改为答付。各军都督府对于各卫指挥使，六部对于各衙门，布政使对于所属衙门行文时都用答付。清。只称答，民国废除。 明代命官，用敕不用诰，洪武二十六年定六品至七品官的任命，皆授敕命。《清会典》仍沿用此制度。 明知州下行文书用下帖，清废。 上级指挥下级用示。明代官厅张贴在道路的对于人民昭告事项的文书称为告示，清仍沿用，民国改为“布告”。 元代公文名。一为由朝廷发给作为出差的凭证，驿官及差寂凭以给马的文书。《元史．兵志》：无牌面而给马，或有牌面而不给者，皆罪之。二为元代发给有功者的奖牌，谓“降宣敕牌面”。 旧时文书加盖印信，分为两半，当事双方各执一半，查验骑缝半印，作为凭证。明代用于边戌调遣，有调军勘合和军籍勘合。，清代官吏使奉差出京沿途用驿站马匹，须查驵邮符，亦称勘合。文官府文簿，编立字号，由上官用关防盖半印。称勘合文簿。 始见于《宋史．河渠书三》，元八年十月：“丙辰，张商英又言：‘......乞取索照会’。”至明始以会为公文书的名称。清朝使用于官厅间文武不相隶属的双方，有甲、乙两式。官阶相等用甲式，日期用墨写，称为“墨笔照会”；官阶悬殊，上对下用乙式，日期用朱写，称“朱笔照会”。亦以甲式用于对外国公使、领事。民国只有外交文书用照会。 明初诸司有急切机务，不得面陈者，许具题本投进。清代沿用至光绪末年改为奏本。 元代公布政收支帐目的文书，明代正式作为文书之名。陈眉公《闻见录》载：“累朝以来，凡有密奏及奉谕登答者，皆称为揭帖。......以文渊阁印封缄进御，左右近侍莫能窥也。”似乎只有阁和能使用。但海瑞知淳安时，曾向巡按鄢懋卿上揭帖，揭露其出巡州府，供给奢侈，糜费里甲，怨口嗷嗷，是又不限于大臣可用。晚明又演变为露简公启。 始于明代，凡六部行文五军都督府，各处承宣布政使司行文六部，清各省布政按察上六部皆用咨呈，民国初也曾用过，旋废。 始于明代，应天府上都司布政司，各府上十卫指挥使按察司，按察司上布政司用之。清代各府行按察司，直隶州知州行知府，府、州、县佐贰官行府、州、县等亦用牒呈。民国废。 仅明代有此体制，凡各处守御千户所兵马指挥上各府，皆用牒上，其式咨呈略同。 长官告属吏的文书，类似古人的“教”明人偶尔用之。
清代开始应用的公文体制告之使晓谕也。最早见于《左传》。汉高祖有人关告谕，但其文已佚。清制，皇帝特降的命令为谕，由于臣下奏请而批复的文书称为旨。用于晓谕中外及京官自侍郎以上、外官自知府总兵以上的黜陟调补，统称上谕。长官告其属吏也称为谕，民国机关仍沿用。 清代州县衙门审断案件需当场提出处理批示，称为堂谕。民国初年各县知事审断轻微案件仍沿用。后废。 原义为古代写字的小木片，清代上级官厅对下级官厅行文饬事、委办和督催所用。 清代用于下行的公文。各部行道府以下、府行州、州行县的文书都用牌，又称行牌牌文。 用于道、府、、县纠参（弹劾）所属官吏。 清代始用，副将以下行提督、参将以下行总兵都用详。又下级官对上级官的报告称为详。民初曾一度采用。 古代受命为禀，见《尚书．说命》：“臣下罔攸禀命”。后来以下对上白事为禀，有失原意。清代下级机关向上级机关的报告文书用详文，有时不便或不必见于详文者用禀帖。《儒林外史》第五回：“汤知且把这情由细细写个禀帖，禀和按察司”，可资参考。人民向官厅陈述事件也用禀帖。 叠也。把所写的文书折叠，以便向上递送，所以称为折。清代下官向上级有所陈述者用手折。言于元首用奏折。 清代长官对下属六房书吏有所训示时所用，又称为传谕。
民国时期应用的公文体制民国的公文几经变革，最后总结为十种，其中有沿前代名称且用法相近的，如今、咨、批等。本节为了说明这一时代公文体制的特征，以窥全貌，故未予省略。
中枢机关及省以上机关公布法令、任免官吏有所指挥时用令。民国元年公布的程式中。令有七种：大总统令（法律令、教令、条约令、预算令、任免令），院令，部令，委任令，训令，指令，处分令。民国三年又分大总统令为策、申告、批四种。一九二九年除保留训令、指令另为二体外，其余统一为令。
旧政权上级机关对所属下级机关主动下行的指示性文书，通常是“合行令仰知照，并饬所属一体遵行”广泛发送的通令。民国三年曾规定国务卿面奉大总统谕与部院行文书，以“封寄”或“交片”行之，与各地最高级官署行文亦用封寄，后废。
上级机关对下级机关呈报或靖示具体问题的批复文书，用指令。无论有无意见，每件均有指令回复。虽然无意见，亦批“呈悉。此令”或“呈件均悉，件存。此令”。民国初年限于大总统或上级官对下级官有所指挥用指令，而上级官署对下级官署或职官用经。民国三年，又规定“批令”，用于大总统裁答各官署之陈靖事项。
对于公众宣布事实或有所劝诫时用之。民国初年，官署对于人民的宣告事项用“下达”。一九二七年改布告为通告。
任命官吏时用之，官吏计有特任官（中央大员）、简任官（厅长、专员之类）、荐任官（县长之类）、委任官（科长、科员之类）。
立法、司法、行政、考试、监察五院对于国民政论，或各院所属机对各该院，其他下级机关对于直辖上级机关，或人民对于官署有所陈清时用之。又机关内部下级对上司有所申请则用“签呈”，相当于今日之内部请示报告。民国三年，曾规定一种“咨呈”，用于各部院和各地方最高官署向大总统府政事堂行文。又规定下级官署或职官对于上级官署或长官（以及与之相等的官署或职职官）之陈清报告用“详”或“密详”行文。各地方最高官署对于各部院之陈请报告，以“咨陈”上行，来文用“咨”。一九二八年六月废除“咨呈”、“密详”、“咨陈”，统一为呈。
同级机关公文来往时用之。
不相隶属的机关（包括非同级）来往公文用公函。亦可用于官署对于人民或人民团体间的来往。
各机关对于人民陈清的事项，分别批准或驳回时用批。为遇有急事尚不须以电报传达时，不论上行、平行、下行均可用“快邮代电”，此项文体格式力求简单。为公文之一创格。
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